В 2015 году Контрольно-счетной палатой Новосибирской области была проведена проверка законности и эффективности использования средств областного бюджета, направленных на осуществление деятельности управления государственной архивной службы Новосибирской области в 2014 году и за текущий период 2015 года.
По результатам обследования Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (Управление) и Государственному казенному учреждению Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (Учреждение) были направлены представления.
В ходе проверки установлено, что начальнику Управления была выплачена материальная помощь в связи с уходом в отпуск в сумме 24,1 тыс.руб. без решения представителя нанимателя (Губернатора Новосибирской области), что не соответствовало Положению об оплате труда в органах государственной власти Новосибирской области, утвержденному постановлением Губернатора Новосибирской области от 13.07.2007 № 285.
По результатам проверки с целью предотвращения подобных нарушений в будущем были внесены изменения в Положение об оплате труда в органах государственной власти Новосибирской области, уточняющие основания и порядок выплаты материальной помощи руководителям органов исполнительной власти. Кроме того, начальником управления подано заявление об удержании из его денежного содержания 24,1 тыс.руб.
Были установлены случаи несоблюдения требований к оформлению материальной помощи госслужащим (размер премии устанавливался в суммах, вместо процентов; неверно указывалось название премии).
По представлению палаты данное нарушение устранено, при издании приказов о премировании сотрудников Управления название и размер премии указываются в соответствии с Положением об оплате труда в органах государственной власти Новосибирской области и Положением об оплате труда работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области, в органах государственной власти Новосибирской области и государственных органах Новосибирской области.
При регистрации права собственности на здания госархива ошибочно было прекращено право оперативного управления Управления архивной службы на используемые им помещения (на все здание было зарегистрировано право оперативного управления Учреждения). С целью создания правовых оснований для использования помещений Управлением, после проверки помещения переданы Управлению в безвозмездное пользование.
Проверкой установлены нарушения законодательства о бухгалтерском учете (в части нематериальных активов и оформления авансовых отчетов).
С целью устранения нарушений бухгалтеру Управления поручено, при приеме авансовых отчетов от подотчетных лиц, обращать особое внимание на оформление авансовых отчетов с требованиями приказов Министерства финансов Российской Федерации от 5.12.2013 № 173н, от 30.03.2015 № 52н, в том числе на полноту их заполнения. Программный комплекс «Электронный архив Новосибирской области» поставлен на баланс в составе нематериальных активов.
Реконструированные здания государственного архива области используются без разрешения на ввод в эксплуатацию и без принятия капитальных вложений; не зарегистрировано право оперативного управления на подвальное помещения.
Кроме того, установлено несоблюдение требований к оформлению трудовых договоров (касающиеся стимулирующих выплат).
В настоящее время Учреждением ведется работа по оформлению прав на занимаемые помещения и передаче капитальных вложений по реконструированным объектам от заказчика, а также уточнена балансовая стоимость подвального помещения. Приведены в соответствие с законодательством трудовые договоры.
В 2014 году Управление и Учреждение допустили нецелевое использование средств областного бюджета в сумме 23,1 тыс.руб. и 86,7 тыс.руб., выразившееся в направлении на уплату налога на имущество и земельного налога средств, предусмотренных на оплату труда. По данным фактам составлены протоколы об административных правонарушениях, которые были направлены мировому судье.